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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen Wohnungseigentumsassistenten, der die tägliche Verwaltung und organisatorische Betreuung von Eigentumswohnanlagen zuverlässig, strukturiert und serviceorientiert unterstützt. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit Hausverwaltern, Eigentümern, Dienstleistern und gegebenenfalls Verwaltungsbeiräten zusammen, um einen reibungslosen Ablauf aller administrativen und kommunikativen Prozesse sicherzustellen. Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt in der Koordination von Anfragen, der Pflege von Objektunterlagen, der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen sowie der Unterstützung bei kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben rund um Wohnimmobilien.
Als Wohnungseigentumsassistent sind Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen internen Teams und externen Ansprechpartnern. Sie helfen dabei, Informationen strukturiert aufzubereiten, Termine zu koordinieren, Dokumente zu verwalten und Eigentümeranliegen zeitnah zu bearbeiten. Dazu gehört auch die Unterstützung bei der Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen, die Kommunikation mit Handwerksbetrieben und die Vorbereitung von Unterlagen für Beschlüsse, Protokolle und Abrechnungen. Ein hohes Maß an Genauigkeit, Diskretion und Kundenorientierung ist in dieser Position besonders wichtig.
Sie sollten Freude an organisatorischen Aufgaben haben und in der Lage sein, mehrere Vorgänge gleichzeitig im Blick zu behalten. Da Sie regelmäßig mit Eigentümern und Partnern kommunizieren, sind ein professionelles Auftreten sowie eine klare und freundliche Ausdrucksweise entscheidend. Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung in der Immobilienverwaltung, im Office-Management oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion mit. Kenntnisse im Wohnungseigentumsrecht, in Verwaltungsabläufen oder in immobilienbezogener Dokumentation sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich, wenn Sie lernbereit und engagiert sind.
In unserem Arbeitsumfeld erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben, ein kollegiales Team und die Möglichkeit, sich fachlich im Bereich der Immobilien- und WEG-Verwaltung weiterzuentwickeln. Sie tragen aktiv dazu bei, dass Eigentümergemeinschaften professionell betreut werden und Verwaltungsprozesse effizient, transparent und serviceorientiert ablaufen. Wenn Sie strukturiert arbeiten, gerne Verantwortung im administrativen Bereich übernehmen und Interesse an Immobilien sowie an der Betreuung von Eigentümergemeinschaften haben, bietet Ihnen diese Position eine langfristige und vielseitige berufliche Perspektive.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Unterstützung bei der administrativen Verwaltung von Eigentumswohnanlagen
- Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen von Eigentümern und Dienstleistern
- Vorbereitung von Unterlagen für Eigentümerversammlungen und Beschlussfassungen
- Pflege und Aktualisierung von Objekt-, Eigentümer- und Vertragsdaten
- Koordination von Terminen mit Handwerksbetrieben, Verwaltern und Eigentümern
- Unterstützung bei der Nachverfolgung von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen
- Erstellung, Ablage und Verwaltung von Protokollen, Schriftverkehr und Dokumentationen
- Mitarbeit bei allgemeinen kaufmännischen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Immobilienverwaltung, Assistenz oder Administration von Vorteil
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
- Freundliches und professionelles Kommunikationsverhalten
- Hohe Serviceorientierung sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten
- Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
- Interesse an Immobilien und an der Betreuung von Eigentümergemeinschaften
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in der Immobilienverwaltung oder in einer administrativen Assistenzfunktion?
- Wie gehen Sie mit mehreren gleichzeitigen Anfragen von Eigentümern und Dienstleistern um?
- Welche Softwareprogramme oder Verwaltungssysteme haben Sie bereits genutzt?
- Wie stellen Sie sicher, dass Dokumente und Fristen zuverlässig verwaltet werden?
- Haben Sie Erfahrung in der Vorbereitung von Sitzungen, Protokollen oder Versammlungen?
- Was interessiert Sie besonders an der Arbeit mit Eigentümergemeinschaften?
